Studieforbundet Livslang Læring (SFLL) er pålagt å sørge for at medlemsorganisasjonene har tilfredsstillende internkontrollrutiner, slik at det sikres at innrapporterte kurs er i overensstemmelse med kravene i Voksenopplæringsloven.
Stikkprøvekontrollene er en vesentlig del av dette arbeidet, og SFLL er pålagt å forta stikkprøvekontroll av 35 tilfeldig utvalgte kurs i forbindelse med den årlige kursrapporteringen. Funnene fra disse stikkprøvekontrollene skal bekreftes av statsautorisert revisor, og oversendes HK-dir som en del av kursrapporteringen. SFLL kan også foreta stikkprøvekontroller utover dette ved behov.
Det som sjekkes i forbindelse med stikkprøvekontrollene, er følgende:
- Dokumentasjon av fremmøte
§ 11. Forskrift om studieforbund godkjent av Kunnskapsdepartementet
Innrapporterte studietiltak skal dokumenteres med fremmøtelister som viser møtedatoer, timetall og deltakernes navn, fødselsår, kjønn og bostedets postnummer.
Fremmøtelisten skal være signert av kursleder. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst fem år.
- Innrapportert timetall og tilskuddsberettiget deltagerantall skal stemme overens med frammøtelisten.
- Kursene skal være på minimum 4 timer sammenlagt, og ikke være igangsatt med mindre enn 4 deltagere i tillegg til kursleder.
- Innrapporterte timer skal være reelle, faktisk gjennomførte timer
Det er krav til kursleder, og uavhengig av system, om kurset er digitalt eller fysisk; så kreves det at kursleder har signert frammøtelisten.
Kravene til elektronisk signatur er i utgangspunktet strenge (Lov om elektronisk signatur).
Vi har imidlertid fått godkjent at innlogging med unikt brukernavn og passord godkjennes som signatur i denne sammenhengen.
- At det foreligger forhåndsgodkjente studieplaner
- Dette er ikke til hinder for at kurs primært retter seg mot bestemte målgrupper.
- Deltagerne skal få utlevert, eller ha tilgang på, kursbevis, der også studieforbundets navn skal framgå.
Det er utarbeidet et eget Stikkprøvekontrollskjema som sendes til de medlemsorganisasjonene som er plukket ut i stikkprøvekontroll, som huskeliste.
Vi har nå utarbeidet et internkontrollskjema til bruk av medlemsorganisasjonene. Det inkluderer rutiner både for å huske å informere SFLL ved utskifting av kontaktpersoner, krav til studieplaner og kursbevis og til kursrapportering. De største medlemsorganisasjonene skal også redegjøre for medarbeideropplæring og pedagogisk utvikling.
Internkontrollskjemaet oversendes årlig sammen med kursrapporteringen.
Last ned internkontrollskjemaet ved å trykke på «Last ned»-knappen nedenfor.